Succesvol incasseren

Hoe neem je een succesvolle incasso ter hand? Niet zoals de meeste incassobureau's doen, namelijk zonder nadenken schreeuwen dat je contractant moet betalen, dreigend dat de kosten spectaculair zijn als je dat niet doet (vaak zelfs enorme kosten in rekening brengend). Nee, om te beginnen maak je een onderscheid tussen betalingsonmacht (geen liquiditeit) en betalingsonwil (er is wat anders aan de hand).

Om een goede, snelle en effectieve incasso uit te voeren, begin ik altijd met de gemaakte afspraken. De overeenkomst dus. Die overeenkomst is ook de basis voor je facturatie. Vaak is er een vast deel wat gefactureerd wordt (maandelijks, kwartaallijks), soms ook nog een variabel deel (méérverbruik bijvoorbeeld). Beiden vinden hun grondslag in de overeenkomst.

Om het simpel te houden, bouw je als volgt een incassodossier op:

1. Overeenkomst(en);
2. Facturen;
3. Betalingen;
4. Verschil facturen/betalingen;
5. Aanmaningen/ingebrekestellingen.

Eventuele afwijkende (prijs)afspraken moeten ook in het geheel worden betrokken. Deze volgen vaak uit correspondentie. Ook kan het zijn dat een schuldenaar zich beroept op een wanprestatie van de schuldeiser (kort: 'als jij niet goed levert, betaal ik niet'). Deze 'verweren' van de schuldenaar (ook wel: debiteur) volgen ook vaak uit correspondentie. Om ons in staat te stellen ons werk goed te doen, voeg je dus de - voor zover deze bestaan - volgende stukken toe:

6. Afwijkende afspraken;
7. Verweren schuldenaar.

Mocht je het eens zijn met de verweren, dan kan je dat bij ons aangeven. Ben je het er niet mee eens, dan stuur je nog het volgende na:

8. Motivering waarom betwisting onjuist is.

Genoemde documentatie wordt getaxeerd. Is de overeenkomst helder? Is deze juist uitgevoerd? Zijn de verweren kansrijk? Na deze toets kan alles juridisch in de steigers worden gezet. Dat doet FTW advocaten niet zoals vele incassobureau's die vaak niets anders doen dan het herhalen van de vordering zonder kennis van de achterliggende problematiek en die met de handen in het haar zitten als een zaak naar de rechter moet. In plaats daarvan wordt samen bepaald wat het primaire doel en wat het achterliggende doel is. Primair wil je de facturen betaald zien maar daarna? Wil je de klant behouden of ben je de wanbetaler beu? In het eerste geval stuur je op nakoming; in het tweede geval op beëindiging van de relatie. Wil/mag je opzeggen? Ontbinden? Vernietigen? Tal van mogelijkheden, allemaal met verschillende (rechts)gevolgen.

Word je wel eens teleurgesteld door je afnemer? Neem contact op!

Ga terug

Overige blogs